자동화로 해결되지 않는 일

"이거 자동으로 되게 해 주세요"라는 부탁을 받으면, 저희는 가끔 "아직은 아닙니다"라고 말씀드립니다. 만들기 어려워서가 아닙니다. 대부분은 쉽게 만들 수 있는 일입니다.

자동화는 지금 하는 방식을 그대로 더 빨리, 더 많이 해 줍니다. 잘 돌아가던 일이면 사람 손이 줄어듭니다. 원래 꼬여 있던 일이면 꼬인 결과가 더 빨리, 더 많이 쌓입니다. 누가 확인할 틈도 없이요.

"아직은 아닙니다"라고 말씀드리는 세 가지 경우

직원마다 처리하는 방법이 다를 때. 같은 주문인데 사장님은 이렇게, 매니저는 저렇게, 현지 직원은 또 다르게 처리한다면 아직 정해진 규칙이 없는 겁니다. 이 상태에서 프로그램을 만들면 한 사람의 습관이 그대로 가게 규칙이 되어 버립니다. 먼저 "우리 가게는 이렇게 한다"를 종이에 적어 정하세요. 그 정리가 프로그램보다 더 큰 도움이 될 때가 많습니다.

처음 적는 숫자가 틀릴 때. 직원이 손으로 적은 매출이나 재고 숫자로 보고서를 자동으로 만들어도, 틀린 숫자는 그대로 틀립니다. 오히려 사람이 보고서를 만들면서 "어, 이상한데?" 하고 알아챌 기회가 사라집니다. 보고서를 자동으로 만들기 전에, 숫자를 처음 적는 단계부터 바로잡아야 합니다.

똑같아 보여도 중간에 판단이 들어갈 때. 매번 같은 일처럼 보여도 사람이 그때그때 판단하는 일이 있습니다. 단골손님에게만 해 드리는 할인, 재료가 떨어졌을 때 다른 메뉴로 바꿔 드리는 일 같은 것들입니다. 이런 일도 시스템으로 도울 수는 있지만, 판단은 사람에게 남겨 둬야 합니다. 단순한 일처럼 다루면 문제가 생깁니다.

이런 일은 바로 자동화하셔도 됩니다

자동화하기 좋은 일은 대개 지루한 일입니다.

• 매일 반복하고, 양이 많은 일
• 누가 해도 방법이 똑같은 일
• 들어오는 숫자를 믿을 수 있는 일
• 틀려도 쉽게 바로잡을 수 있는 일

예를 들면 매일 하는 매출 정산, 보고서 정리, 서로 연결되지 않는 두 프로그램 사이에 숫자 옮겨 적기, 영수증 내용을 장부에 옮기는 일입니다.

남에게 자랑할 만한 일은 아닙니다. 그래도 이런 일이 줄면 직원들이 손님과 매장에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.

우리 가게 일이 어느 쪽인지 잘 모르겠다면 편하게 물어보세요. 생각보다 자주, 프로그램이 아니라 15분 정도 일하는 방식을 정리하는 것만으로 해결됩니다.